FORMALIZACIÓN
¿Qué es la formalización?
La formalización representa el uso de normas en una organización . La codificación de los cargos es una medida de la cantidad de normas que definen lasfunciones de los ocupantes de los cargos , en tanto que la observancia de las normas es una medida de su empleo( Hage y Aikes).
La formalización aparece naturalmente cuando las organizaciones crecen, sea por el estilo de gestión o por condiciones de su entorno , algunas instituciones desarrollan características extremas, perdiendo flexibilidad . Las sucesivas generaciones de dirigentes que la organización pone al frente crean condiciones de distorsión de la formalización. .
En resumen la formalización es una técnica organizacional de prescribir como, cuando y quien debe realizar las tareas.
Formalización Máxima: las reglas pueden variar desde altamente rígidas a extremadamente laxas. Estas variaciones existen sobre toda la gama de comportamientos cubiertos por las reglas organizacionales . las mismas clases de variaciones existen en términos de procedimientos . Por ejemplo unprocedimiento muy formalizado en la línea de ensamble , donde siempre se posa una pieza de material en la misma dirección , desarrollándose el mismo trabajo sobre la misma pieza. En forma similar , en una oficina , las cartas que solicitan cierto tipo de información en respuesta al solicitante. Desde luego , los ejemplos extremos de esto son las respuestas preparadas por computadora a preguntas sobre temas como pagos de menos, o pagos en exceso de los estado de cuentas de tarjeta de crédito.
Formalización Mínima : en el otro extremo del continuo de formalización de procedimientos estarán los casos que son únicos , para los cuales no se han desarrollado procedimientos . En estos casos , los miembros de la organización utilizan su propia discrecionalidad para decidir como proceder. En el extremo estarán los casos que requieren de intuición , y quizás hasta de inspiración , a fin de que se les resuelva . Las organizaciones que tienen poca formalización son aquellas que tratan con las áreas fronterizas de la investigación científica . la mayoría de las organizaciones se encuentran en algún punto intermedio entre estos extremos del continuo de formalización como lo han encontrado las investigaciones realizadas sobre el tema
¿Qué es una empresa formal?
La organización formal de la empresa sitúa a cada trabajador en un puesto que va a determinar el estatus que tiene esa persona en la estructura y sus actividades. Conocer este tipo de estructura contribuye a tener conciencia de la posición que cada trabajador tiene en la empresa respecto al resto de trabajadores.
A su vez, este tipo de organización determina una serie de relaciones entre los miembros de la estructura, en función de sus actividades o su posición jerárquica.
¿Qué son buenas prácticas empresariales?
Las buenas prácticas empresariales hacen referencia a cualquier actuación de una organización, que mejore en forma significativa un producto, un proceso o una situación. Se dan en empresas que presentan estrategias y acciones dirigidas a lograr negocios rentables pero conscientes de los actores que las rodean, desde el medio ambiente hasta sus colaboradores y pueden darse en cualquier ámbito de la empresa: diseño de políticas, gestión de servicios u optimización de procesos, entre otras.
¿Por qué se debe formalizar una empresa?
A través de la formalización el empresario puede acceder a los diferentes servicios que promueven su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad, lo que le permite insertarse en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabones de las cadenas productivas. Hoy se considera que la formalización es más una obligación del mercado que una obligación legal.
¿Qué oportunidades y beneficios se obtienen al ser formal?
Reconocimiento: Cuando soy formal, entro a ser miembro
activo de la comunidad empresarial. Es una carta de presentación frente a los
clientes, entidades financieras, proveedores, inversionistas, empleados y el
Estado, entre otros.
¿Qué es el plan de negocio?
El plan de negocio o plan de
empresa es una declaración formal de los objetivos de negocio, recogidos por
escrito en un documento, que desarrolla, sistematiza e integra las actividades,
estrategias de negocio, análisis de la situación del mercado y otros estudios
que son necesarias para que una idea de negocio se convierta en una empresa
viable, y en el cual se recoge la idea de rentabilidad del negocio.
Este documento generalmente se
apoya en documentos adicionales como el estudio del mercado, técnico,
financiero y de organización. De estos documentos se extraen temas como los
canales de comercialización, el precio, la distribución, el modelo de negocio,
la ingeniería, la localización, el organigrama de la organización, la
estructura de capital, la evaluación financiera, las fuentes de financiación,
el personal necesario junto con su método de selección, la filosofía de la
empresa, los aspectos legales, y su plan de salida.
Generalmente es formulado por
empresarios, directivos, o por un cuando tiene la intención de iniciar un
negocio. En ese caso, se emplea internamente para la administración y
planificación de la empresa. Además, lo utilizan para convencer a terceros,
tales como bancos o posibles inversores (p. ej. los business angels o las
empresas de capital riesgo), para que aporten financiación al negocio.
¿Qué debe contener el plan de negocio?
En primer lugar, un buen plan de negocios necesariamente tiene que mencionar una breve memoria del emprendimiento, que relate de manera somera desde el momento de la creación hasta la fecha. En un segundo plano, el plan de negocios debe describir necesariamente quienes son los emprendedores y como harán para lograr las metas prefijadas.
En un tercer plano, el plan de negocios tiene que mencionar, aunque sea de una manera breve y concisa, la idea que resuma el emprendimiento, como también definir cuales son los objetivos de corto, mediano y largo plazo. Por otro lado, el plan de negocios debe clarificar el punto de cuanto dinero y personal se necesita para llevar a cabo las metas fijadas por el emprendedor y sus socios. Por ello se hace necesario clarificar de que manera se lograran los recursos: ¿aporte de capital? ¿préstamo bancario? ¿ahorros? ¿nuevos socios?
Un interesante aspecto de cualquier plan de negocios es mencionar cuales serían los factores de éxito del emprendimiento, es decir, definir las ventajas que se tienen en el proyecto y finalmente, responder a la pregunta de como se piensa poder pagar los costos que traería el éxito del emprendimiento.
Como puede verse, construir un plan de negocios coherente y serio le sirve al emprendedor para que sea una especie de carta de navegación para que sepa con lo que cuenta como también saber que necesita para poder lograr sus objetivos. Tiene que tomar en cuenta que la confección de un plan de negocios, simplemente es fundamental para poder tener una buena llegada tanto para nuevos socios, potenciales inversores y la banca acreedora.
CONSTITUCION DE EMPRESAS
1. ¿Qué se entiende por empresa?
Una empresa es una organización, institución o industria, dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones
2. ¿ Que es un establecimiento de comercio.?
Es un conjunto de bienes organizados por el empresario o comerciante en un sitio determinado para el desarrollo de sus actividades económicas (Tiendas, supermercados, almacenes bodegas, fabricas, plantas industriales, factorías, etc.)
5. ¿Qué se entiende por persona moral o jurídica Persona jurídica (o persona moral) es un sujeto de derechos y obligaciones que existe, pero no como individuo, sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un objetivo social que puede ser con o sin ánimo de lucro.
6. ¿Qué diferencias hay entre una persona natural y una jurídica?
7. ¿Qué clases de personas jurídicas existen en Colombia?
PUNTO 4
3. ¿Qué son comerciantes?
Comerciante es, en términos generales, la persona que se dedica habitualmente al comercio. También se denomina así al propietario de un comercio. A algunos comerciantes no se les considera mercantiles como los vendedores ambulantes que tienen muchas diferencias la más importante es que no tienen un lugar en específico y que no tienen logo En derecho mercantil del término «comerciante» hace alusión a su materia de estudio subjetiva, es decir a las personas que son objeto de regulación específica por esta rama del Derecho. En este sentido, son comerciantes las personas que, de manera habitual, se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles («actos de comercio»).
4. ¿Qué entiende por persona física o natural?
Persona física (o persona natural) es un concepto jurídico, cuya elaboración fundamental correspondió a los juristas romanos
Cada ordenamiento jurídico tiene su propia definición de persona, aunque en todos los casos es muy similar. En términos generales, es todo miembro de la especie humana susceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones. En algunos casos se puede hacer referencia a éstas como personas de existencia visible, de existencia real, física o natural.
5. ¿Qué se entiende por persona moral o jurídica Persona jurídica (o persona moral) es un sujeto de derechos y obligaciones que existe, pero no como individuo, sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un objetivo social que puede ser con o sin ánimo de lucro.
En otras palabras, una persona jurídica es todo ente con capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones y que no sea una persona física. Así, junto a las persona física existen también las personas jurídicas, que son entidades a las que el derecho atribuye y reconoce una persona jurídica propia y, en consecuencia, capacidad para actuar como sujetos de derecho, esto es, capacidad para adquirir y poseer bienes de todas clases, para contraer obligaciones y ejercitar acciones judiciales.
6. ¿Qué diferencias hay entre una persona natural y una jurídica?
En vista a las múltiples consultas recibidas relacionadas con la diferencia existente entre una persona natural y una persona jurídica, transcribimos a continuación apartes de la sentencia de junio 13 de 1975, de la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, que se encarga de explicar de forma magistral esta diferencia: “La capacidad de adquirir derechos y de contraer obligaciones en que consiste la personalidad jurídica, es atributo que conviene tanto a los individuos de la especie humana, que son las personas naturales, como a las personas jurídicas denominadas también morales o colectivas.
7. ¿Qué clases de personas jurídicas existen en Colombia?
Para concluir esta breve pero concisa contextualización es fundamental mencionar las dos características principales de las personas jurídicas colectivas, ficticias, sociales, grupales o morales. Esta son en la doctrina por excelencia: la separación de derechos y obligaciones que existe entre la persona jurídica y los miembros que la componen, y la segunda característica es la separación de uno y otro patrimonio (el de la persona natural y el de la persona jurídica.
8. ¿Qué se entiende por ánimo de lucro?
Se denomina ánimo de lucro, en derecho, a la intención de una persona de incrementar su patrimonio mediante un acto jurídico legal o muchas esferas del derecho, resaltando la esfera del derecho de contratos y la del derecho panal.
9. ¿Cuáles son las formas de personas jurídicas con ánimo de lucro reconocidas por ley mercantil de Colombia ¿
1.
REGISTROS SANITARIOS INVIMA:
En Colombia, la fabricación,
importación, exportación, envase y comercialización de algunos productos de
consumo humano está regulado por la legislación sanitaria y se requiere un
registro ante el invima (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y
Alimentos), registro que permite avalar la calidad del producto y su aptitud
para el consumo humano.
El registro sanitario es un documento expedido por el
INVIMA que faculta a una persona por diez años para producir, comercializar,
importar, exportar, envasar, procesar y/o expender productos de consumo humano
determinados en las normas sanitarias.
Procedimiento para obtener el registro sanitario
automático de alimentos para productos nacionales:
1. Regirse por lo establecido en la normatividad
sanitaria vigente, especialmente lo contemplado en el Decreto 3075 de 1997 del
Ministerio de Salud, decreto marco de alimentos.
2. Revisar la normatividad sanitaria vigente aplicable al
producto que va a obtener registro sanitario.
3. Allegar la siguiente documentación debidamente foliada
en una carpeta blanca:
• Formulario de solicitud debidamente diligenciado.
• Certificado de existencia y representación legal o
registro mercantil del titular del registro sanitario.
• Certificado de existencia y representación legal o
registro mercantil del fabricante.
• Ficha técnica del producto modelo INVIMA
• Recibo de pago por los derechos de registro sanitario
• Cuenta institucional INVIMA, para consignación de los
derechos del registro sanitario Nº 00286999868-8 Davivienda.
• Radicación por correspondencia en la dirección INVIMA:
Carrera 68 D No. 17-21, Bogotá, D.C. a nombre de la Subdirección de Registros
Sanitarios-Grupo de Alimentos. PBX 294 8700, ext. 3952.
Nota: el Decreto 4444 de 2005 permite que los microempresarios
tengan la posibilidad de sacar un permiso sanitario con vigencia de tres años.
b)
Registro de marcas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
La marca es un signo distintivo, sirve para diferenciar
en el mercado productos, servicios y permitir a los consumidores hacer una
buena elección de aquello que desean consumir en relación con los demás
productos o servicios que se ofrecen en el mercado por parte de los
competidores.
El registro que se realiza para proteger el derecho al
uso exclusivo de un signo distintivo se debe hacer ante la Superintendencia de
Industria y Comercio (SIC), el otorgamiento de este registro protege la
titularidad y exclusividad del signo durante el término de diez años, renovable
por términos iguales.
El derecho al uso exclusivo comprende la facultad del
titular de impedir que terceros no autorizados usen el signo o signos
similarmente confundibles para los mismos bienes o servicios o aquellos
vinculados competitivamente. Esta facultad se ejerce mediante las acciones judiciales
ante los jueces civiles del circuito y/o las acciones administrativas
respectivas.
Una marca es un signo que siendo perceptible por cualquiera
de los sentidos sirve para identificar o distinguir los productos o servicios
en el mercado.
c)
Licencias Ambientales-Área Metropolitana.
Una licencia es la autorización que toda persona natural
o jurídica, pública o privada debe obtener ante el Área Metropolitana del Valle
de Aburrá, “para la ejecución de un proyecto, obra o actividad, que de acuerdo
con la ley y los reglamentos pueda producir deterioro grave a los recursos
naturales renovables o al medio ambiente o introducir modificaciones
considerables o notorias al paisaje; la cual sujeta al beneficiario de esta, al
cumplimiento de los requisitos, términos, condiciones y obligaciones que la
misma establezca en relación con la prevención, mitigación, corrección,
compensación y manejo de los efectos ambientales del proyecto, obra o actividad
autorizada” (Decreto 1220 de 2005 - Decreto 500 de 2006)
Documentos que debe anexar a la solicitud:
·
Certificado de existencia y representación
legal actualizada.
·
Descripción explicativa del proyecto:
actividad, localización.
·
Descripción de las características
ambientales generales del área de localización del proyecto.
·
Estudio de impacto ambiental en original y
medio magnético.
·
Costo del proyecto.
·
Para el caso minero, se debe anexar
adicionalmente:
·
Copia del Plan de Trabajo y Obras (PTO).
·
Copia de constancia de radicación ante la
autoridad minera. Formulario SINA.
d) Permiso
de Vertimientos-Área Metropolitana.
Es el permiso que
toda persona natural o jurídica, pública o privada, debe obtener ante el Área
Metropolitana del Valle de Aburrá cuando sea necesario incorporar a las aguas
sustancias o desechos, los cuales no podrán verterse sin tratamiento. Lo
anterior, para efectos de evitar la contaminación de las aguas, causar daño o
poner en peligro la salud humana o el normal desarrollo de la flora o fauna, o
impedir u obstaculizar su empleo para otros usos (Decreto 1594 de 1984 –
Decreto 1541 de 1978 - Decreto 2811 de 1974).
Documentos que debe anexar a la solicitud:
·
Formulario SINA.
·
Certificado de existencia y representación
legal actualizada.
·
Certificado de libertad y tradición del
predio (fecha de expedición no superior a tres meses).
·
Plano de localización.
·
Características de la fuente que originará el
vertimiento.
·
Clase, calidad y cantidad de descargues.
·
Diseño y planos del sistema de tratamiento
propuesto.
·
Memorias técnicas.
·
Costo del proyecto.
·
Caracterización de muestreo: si la empresa va
a empezar a verter por primera vez, no requiere caracterización de muestreo.
LISTA DE CHEQUEO
Para el cumplimiento de los requisitos
legales exigidos para la constitución, funcionamiento y cierre de empresas le
recomendamos seguir esta lista de chequeo.
Trámites
para la creación de empresas
Consultas previas virtuales
a) Consultar nombre (control de
homonimia).
b) Consulta de clasificación por
actividad económica - Código CIIU.
c) Consulta de uso de suelo.
Trámites
de formalización
a) Inscripción en el Registro Único
Tributario y posterior asignación del Número de Identificación Tributaria, NIT.
b) Inscripción en el registro público
mercantil Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.
c) Matrícula de Industria y Comercio
Municipal-Subsecretaría de rentas municipales.
d) Informar a la oficina de Planeación
correspondiente el inicio de las actividades.
Documentos para entregar en la Cámara de
Comercio de Medellín para Antioquia:
·
Formulario de matrícula mercantil.
·
Anexo DIAN – SM.
·
Formulario RUT “PARA TRÁMITE EN CÁMARA DE
COMERCIO”.
·
Fotocopia de la cédula.
·
Documento de constitución de la sociedad
(solo para personas jurídicas).
Funcionamiento
y operación legal
a) Cumplir
con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9a. de 1979 y demás normas vigentes
sobre la materia (todos los establecimientos). En la Secretaría de Salud puede solicitar
una constancia sanitaria.
b) Seguridad
de establecimientos abiertos al público. En el Cuerpo Oficial de Bomberos: solicitar
visto bueno de cumplimiento de las normas mínimas de seguridad.
c) Registro de los libros de comercio. En la
Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia puede solicitar el registro de
libros de comercio y los correspondientes a actas, asambleas, accionistas,
entre otros.
d) Cumplir con las normas de usos del
suelo. Secretaría de Planeación.
e)
Obtener el Registro Nacional de Turismo, RNT (sólo para algunos
establecimientos): Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
f) Pago de derechos de autor (sólo para
algunos establecimientos). Ante la organización
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